Bewust samenwerken: 5 tips om beter samen te werken in een hybride werkomgeving

Hybride samenwerken: we zijn het ‘gewoon gaan doen’. Dat sommige teamleden volledig op afstand werken, andere elke dag naar kantoor komen en weer andere het afwisselen, daar zijn we na corona als het ware ingerold. Het heeft er toe geleid dat we minder tijd aan samenwerken zijn gaan besteden: van 43% naar 27% van onze werktijd, blijkt uit onderzoek van Gensler. En nu het ernaar uitziet dat hybride werken een blijvertje is, worstelt menig team met de verschillende manieren waarop mensen die samenwerking vorm geven.

Toen we onderzoek deden voor ons e-book Samenwerken in een hybride werkomgeving ontdekten we hoe belangrijk het is om dit goed aan te pakken. Samenwerking mag je niet aan het toeval overlaten. Organisaties en leiders die hun teams willen helpen om optimaal te presteren in een hybride werkomgeving, focussen op bewust samenwerken.

Wat is bewust samenwerken?

Bij bewust samenwerken gaat het erom dat je er proactief voor zorgt dat je teams de vaardigheden, middelen én de juiste ondersteuning hebben om de manier waarop ze samenwerken, documenten delen, communiceren en doelen bereiken te verbeteren. Het helpt hen goed om te gaan met alles waar je mee te maken krijgt als je op verschillende plekken, in verschillende tijdzones en - niet te vergeten! - vanuit verschillende voorkeuren werkt.   

Hybride werkomgevingen brengen nieuwe mogelijkheden om productief samen te werken met zich mee, maar leiders moeten die mogelijkheden wel bewust creëren - Gartner

Bewust samenwerken: 5 tips

1. Zorg dat je weet wat samenwerken betekent
   Uit ons onderzoek naar samenwerking in een hybride werkomgeving bleek dat de meeste definities van samenwerken een wel erg eenvoudige voorstelling van zaken geven en voorbijgaan aan de verschillende factoren die belangrijk zijn voor de effectiviteit van een team (zoals wederzijds respect en het delen van kennis, risico's en verantwoordelijkheden). In ons e-book gaan we hier dieper op in, maar wij zijn er in ieder geval van overtuigd dat beter samenwerken in een hybride werkomgeving begint met inzicht in de factoren die de samenwerking beïnvloeden.
   
   
2. Onderzoek hoe jouw team samenwerkt
   De volgende stap is onderzoeken hoe jouw team het doet ten aanzien van die verschillende factoren. Wat gaat goed? Wat niet? Hoe vinden ze zelf dat het gaat? Hybride samenwerken is vooral lastig voor teams die op verschillende locaties, in verschillende tijdzones of op verschillende tijden werken, dus het is belangrijk om erachter te komen hoe elk teamlid dit ervaart. Doe een enquête, ga het gesprek aan of kom als team bij elkaar om de goede en minder goede punten van hybride teamsamenwerking te bespreken. Je kunt pas goed met verbetering aan de slag, als je weet hoe jouw team ervoor staat.
   
   
3. Focus op de relaties
   Iets anders wat we hebben ontdekt, is dat effectieve hybride teamsamenwerking niet een kwestie is van de juiste tools of technologie. Het gaat om de mensen, hun relaties en hun vermogen om verbinding met elkaar te maken. Focus daarom op zaken als vertrouwen opbouwen, empathie, inzicht in jezelf en de ander, en schep volop mogelijkheden voor interactie. Elk team is een verzameling individuen, die allemaal een eigen persoonlijkheid en voorkeuren hebben. Mensen helpen deze verschillen te begrijpen en te waarderen is een essentiële stap in het verbeteren van de samenwerking.
   
   
4. Gebruik een holistisch model om de teameffectiviteit te verbeteren
   Als je niet goed weet waar je moet beginnen, is het een goed idee om een model te gebruiken dat alle factoren meeneemt die van invloed zijn op de prestaties en dynamiek van een team. Het Insightsmodel voor teameffectiviteit onderzoekt op een holistische manier de 4 gebieden en 32 aspecten die belangrijk zijn voor teams en helpt hen hun effectiviteit te beoordelen en gericht actie te ondernemen daar waar dat het hardst nodig is.
   
   
5. Maak afspraken over de hybride samenwerking
   Bewust samenwerken wil zeggen dat je de hybride samenwerking niet meer aan het toeval overlaat. In plaats van te wachten tot je mensen er ‘vanzelf achterkomen’ hoe dingen werken, is het beter om concrete afspraken met elkaar te maken. Gebruik hiervoor een teamcharter of stel je eigen teamovereenkomst op voor hoe jullie communiceren, aan gesprekken deelnemen, bestanden delen, taken vastleggen enzovoort. Belangrijk is om hierin ook de asynchrone samenwerking mee te nemen.  

Meer weten over samenwerken in de nieuwe wereld van werk en de belangrijkste trends voor hybride teams? Download het gratis e-book.

Mensen zijn slordig, ingewikkeld en onvoorspelbaar. Het lijkt misschien makkelijker om je te focussen op de ontwikkeling van strakke nieuwe processen of de aanschaf van glimmende nieuwe tools om de samenwerking te verbeteren. Maar als je wil dat mensen écht goed gaan samenwerken, moet je de onderlinge relaties verbeteren. - Psychology Today