Wel of niet terug naar kantoor: wat doen Nederlandse bedrijven?

Gaan we wel of niet terug naar kantoor? Zakenbanken op Wall Street willen hun personeel zo snel als kan weer terug op kantoor hebben, grote Amerikaanse techbedrijven verkondigen juist dat op afstand werken de toekomst is. Hoe gaan Nederlandse bedrijven het doen, en waarom? NRC zocht het uit. 

Thuiswerken is ‘afwijking’

Jamie Dimon, topman van JPMorgan, een van de grootste zakenbanken ter wereld, wil al zijn werknemers zodra het kan terug op kantoor zien. Mensen moeten bij elkaar zijn om nieuwe ideeën op te doen, de bedrijfscultuur in stand te houden en klanten binnen te halen, gelooft Dimon. Ook Goldman Sachs, dat net als JPMorgan bekendstaat om z’n competitieve cultuur, zet in op een spoedige terugkeer. Bankbaas David Solomon noemde thuiswerken een ‘afwijking’ die zo snel mogelijk gecorrigeerd moest worden.

Grote verschillen financiële en techwereld

In de Verenigde Staten zijn ze verder met vaccineren dan in Nederland, en nadert het moment dat werknemers weer terug kunnen naar kantoor. Maar willen werknemers en hun bazen dat wel, en hoe vaak dan? De verschillen zijn enorm. Aan de ene kant heb je de financiële wereld, waar volgens onderzoek van consultancybedrijf Accenture bijna 80 procent van de leidinggevenden zijn mensen terug op kantoor wil zien. Aan de andere kant de techwereld. Verschillende grote bedrijven kondigden al aan werknemers geheel vrij te laten. Willen ze niet meer terug naar kantoor? Dan blijven ze lekker thuis.

Remote first of een hybride aanpak?

Al een jaar geleden liet Twitter-topman Jack Dorsey zijn werknemers in een mail weten dat ze ‘voor altijd’ thuis mogen blijven werken – mits dat mogelijk is in hun functie. Volgens Facebook is op afstand werken de toekomst en bij Spotify mogen werknemers - in overleg met hun manager - straks zelf kiezen waar ze werken. Fulltime thuis is een van de opties. Cryptobeurs Coinbase kondigde onlangs aan te gaan werken volgens het principe remote first. Nu is de scheidslijn zeker niet zwart-wit. Zo kiest techgigant Amazon wel voor een ‘kantoorgerichte cultuur’ en wordt ook bij Netflix iedereen in principe terug verwacht achter zijn bureau. Google kiest voor een ‘hybride aanpak’. Van veel Amerikaanse banken is nog niet bekend wat ze precies van plan zijn. Ook moet nog blijken of de techbedrijven hun personeel echt zoveel vrijheid zullen geven als ze suggereren. Maar de intentie in Silicon Valley is duidelijk anders dan op Wall Street.

Nederlandse banken willen wezenlijk anders werken dan vóór corona

Ook in Nederland zijn bedrijven volop bezig met plannen maken voor als de kantoren weer open kunnen. NRC maakte een rondgang langs bedrijven in de financiële en de techwereld en constateert dat de verschillen hier, zoals zo vaak, minder groot lijken dan in de VS. Opvallend is dat de grote Nederlandse banken wezenlijk anders willen werken dan vóór de pandemie. Zowel ING, ABN Amro als Rabobank verwacht dat werknemers zo’n beetje de helft van de tijd thuis blijven werken. Dat is een grote verandering: fulltime op kantoor is bij deze banken altijd de standaard geweest.

3 smaken

De techbedrijven die NRC sprak, leggen net als in de VS veel nadruk op de vrijheid van werknemers. Maar ook hier is het niet zwart-wit. Internetbetaalbedrijf Adyen – veel meer een techbedrijf dan een traditionele bank – wil bijvoorbeeld wel dat werknemers weer in de eerste plaats op kantoor komen werken. Booking.com kiest net als de banken voor een hybride vorm. Techbedrijf GitLab heeft juist helemaal geen kantoor. Dat had het al niet, maar door de pandemie is de overtuiging dat dat niet nodig is alleen maar versterkt. Grofweg zijn er 3 smaken. De nieuwe middenweg: half thuis, half op kantoor. En de uitersten: grotendeels op afstand werken, of meestal op kantoor. Wat zijn de overwegingen om voor het een of het ander te kiezen?

Zelf bewust kiezen waar je wil werken

Rabobank-bestuurder Janine Vos blijft zelf ook zeker de helft van de tijd thuiswerken, zegt ze. En haar collega-bestuurders ook. ‘Als we digital first zeggen, maar wij gaan zelf steeds bij elkaar zitten, dan wordt het niks’. Het doel: dat werknemers - afhankelijk van wat ze op een dag doen - zelf bewust kiezen waar ze willen werken, mits dat kan in hun functie. ‘Onze verwachting is dat de meeste mensen 2 dagen naar kantoor komen en 3 dagen thuiswerken of op pad zijn’, zegt Vos. Om dat mogelijk te maken blijven alle reguliere vergaderingen digitaal. Mensen komen dan niet uit gewoonte naar kantoor, maar met een specifiek doel: samenwerken in projecten, collega’s of klanten zien, of netwerken. 

Vaker een afdelingsbarbecue of company party 

Bij vermogensbeheerder Van Lanschot Kempen gaan ze het ook helemaal anders doen dan vóór corona. Alleen werknemers verantwoordelijk voor essentiële systemen, zoals IT, en de aandelenhandelaren die supersnelle systemen en internet nodig hebben, blijven vaak naar kantoor komen. Vergaderingen blijven digitaal, zegt HR-directeur Ibo Metz. ‘Maar we gaan wel vaker een afdelingsbarbecue organiseren of een company party, voor de onderlinge verbinding. Al vroeg in de pandemie viel Metz op dat medewerkers thuis ‘best wel blij’ waren. Sommige managers zaten wel een tijdje ‘in de mopperfase’. Via het scherm probeerden ze hun oude manier van werken voort te zetten, zoals controleren waar hun mensen mee bezig waren. ‘Dat zit een beetje in deze industrie. Maar dat was natuurlijk kansloos.’ Sommige managers konden niet goed omschakelen en zijn wat anders gaan doen binnen het bedrijf.

‘Mensen wíllen goed werk doen en ertoe doen’

Hoe kijken ze bij Rabobank en Van Lanschot Kempen naar de Amerikaanse zakenbanken? Janine Vos: „Daar heerst een agressievere cultuur: we werken allemaal heel lang en heel hard. Wij hebben ook beleid om te zorgen dat we prestaties kunnen meten, maar we geloven ook dat mensen te vertrouwen zijn. Ze wíllen goed werk doen, ertoe doen.” Ibo Metz zegt ook: ‘Het heeft te maken met vertrouwen. We hebben afgelopen jaar gezien dat het goed gaat als mensen thuiswerken.’

Bij MessageBird word je geacht 80 procent van je werk tijdens kantooruren te doen 

Voor bedrijven die kiezen voor (grotendeels) op afstand werken, is de flexibiliteit veelal doorslaggevend. Bijvoorbeeld voor het Nederlandse techbedrijf MessageBird, dat vorig jaar besloot over te stappen naar een nieuwe werkvorm. De 700 werknemers mogen voortaan overal werken. Naar kantoor komen mag, maar hoeft niet. Het ‘Work Anywhere’-principe, zo heeft het bedrijf het gedoopt. MessageBird heeft er wel 2 regels aan verbonden. Een werknemer moet in dezelfde tijdzone werken als de rest van het team. En ook de werkuren zijn niet geheel vrij in te delen. Mensen worden geacht zo’n 80 procent van hun werk tijdens ‘normale’ kantooruren te doen. Zo moeten collega’s gemakkelijk kunnen samenwerken én ook eens overdag naar de kapper/sportschool/school van hun kinderen kunnen.

Alle vergaderingen worden opgenomen 

De overstap naar de nieuwe manier van werken werd deels gedreven door de coronacrisis, zegt operationeel directeur Mayke Nagtegaal. ‘Het heeft ons ertoe aangezet om na te denken over hoe we ons leven willen indelen.’ Er zat ook een pragmatischer overweging achter: deze werkvorm maakt het mogelijk talent van over de hele wereld te werven. Je hoeft immers niet meer bij een kantoor van MessageBird in de buurt te wonen.

Softwareontwikkelaar GitLab (1.300 werknemers in 65 landen) doet het al vrijwel sinds de oprichting van het bedrijf zonder kantoor. De organisatie verfijnde de afgelopen jaren de kneepjes van wat het ‘asynchroon werken’ noemt: iedereen moet overal en op elk tijdstip aan de slag kunnen. Om dat mogelijk te maken wordt alles gedocumenteerd en worden vergaderingen goed voorbereid én opgenomen.

Ben je een ‘manager of one’? 

Mensen worden bij GitLab mede aangenomen op hun vermogen om zelfstandig te werken. ‘Als mensen solliciteren, vragen we: ben je een ‘manager of one’?”, zegt senior HR-adviseur Roos Takken. De coronacrisis sterkte het bedrijf in ieder geval in de overtuiging dat dit de juiste manier van werken is voor zijn werknemers, vertelt ze. Wel voerde het bedrijf de ‘family and friends day’ in. Eén keer per maand gaat het virtuele kantoor op vrijdag dicht. Een verplichte vrije dag, zodat mensen zich op zichzelf of hun familie en vrienden kunnen richten. ‘Door de pandemie zijn mensen geneigd om méér te gaan werken.’

Ongelijkheid in teams door hybride vorm?

Voor betaalbedrijf Adyen is op dezelfde plek zijn juist wel belangrijk. Het bedrijf is dan ook stellig over het werken ná de coronacrisis. ‘Kantoor blijft de norm’, zegt een woordvoerder. Voor Adyen is snel schakelen en snel oplossen belangrijk. Dat werkt volgens het bedrijf het beste als collega’s in elkaars nabijheid zijn. ‘Ook de creativiteit waartoe je samen komt, is belangrijk. Dat is niet na te doen via Zoom.’ Daarnaast zou kiezen voor een hybride vorm ongelijkheid in teams kunnen veroorzaken, vreest het bedrijf. Neem vergaderingen waarbij een deel van het team wél bij elkaar is, en een ander deel inbelt. ‘Dan mist een deel het moment dat je na afloop nog even koffie drinkt, het informele gesprek hebt.’

Nieuwe functie: Head of Remote

Kies je wél voor een niet-traditionele manier van werken, dan moet je dat niet onderschatten, is de ervaring bij GitLab. Het bedrijf heeft in 2019 een Head of Remote aangesteld, een Amerikaan die door nieuwszender CNBC is omschreven als ‘orakel’ op het gebied van op afstand werken. Hij leidt dat bij GitLab in goede banen. Geen overbodige luxe om een dergelijke functie in het leven te roepen als je een transitie maakt, zegt HR-adviseur Takken. ‘Wij zouden dat echt aanraden.’

Effectief samenwerken en leidinggeven op afstand

Hoe werk je ook op afstand effectief samen? En hoe blijf je in verbinding met collega’s als het praatje bij de koffiemachine wegvalt? Inzicht in gedragsvoorkeuren helpt! Je leest er alles over in ons gratis e-book (Samen)werken op afstand. Speciaal voor leidinggevenden is er het gratis e-book Leidinggeven op afstand. Doe er je voordeel mee.