13 december 2018
Een nieuwe manier van werken vraagt vaak om nieuwe technologieën. Maar de implementatie van zo’n nieuw systeem is vaak lastig. Dat ligt meestal niet aan de technologie, maar aan het feit dat de medewerkers deze verandering niet ‘omarmen’. Zes tips om mensen mee te krijgen.
1. Betrek medewerkers vanaf dag één
De introductie van een nieuw systeem heeft alleen succes als de medewerkers vanaf het begin worden betrokken. Luister naar hun mening en vertrouw op hun bijdrage. Doe dat zelfs al voordat er een systeem wordt gekozen. Niemand weet immers beter wat hij nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen dan de medewerker zelf. Dat je kiest voor gebruikersvriendelijke technologie lijkt logisch, maar is dat lang niet altijd. Als medewerkers het lastig vinden om met een systeem te werken, groeit de weerstand.
2. Zorg voor inzicht in bedrijfsprocessen
Zorg dat je inzicht hebt in alle verschillende bedrijfsprocessen, voordat er een keuze voor een bepaalde nieuwe technologie wordt gemaakt. Ook hiervoor heb je de input van de medewerkers nodig. Een goede analyse en beschrijving van de processen is belangrijk omdat deze processen eisen stellen aan de techniek en omdat de nieuwe techniek wellicht om aanpassing van de processen zal vragen. Hou er rekening mee dat veel bedrijfsprocessen betrekking hebben op meerdere afdelingen.
3. Doorbreek de hokjesgeest
In het verlengde hiervan: Hoewel een nieuwe technologie veelal in het héle bedrijf wordt ingevoerd, hebben afdelingen vaak de neiging er alleen vanuit hun eigen proces naar te kijken. Deze hokjesgeest staat een optimaal resultaat voor de hele organisatie in de weg. Schep daarom bij de implementatie duidelijkheid over hoe het op een andere afdeling werkt en wat die andere afdeling dus nodig heeft. Zorg ook voor voldoende onderlinge afstemming.
Ook bij de implementatie van een nieuwe technologie heb je met de verschillende persoonlijkheidstypes te maken, die ieder op hun eigen manier met verandering omgaan.
4. Communiceer op basis van feiten
De medewerkers moeten erop gaan vertrouwen dat de nieuwe technologie goed is voor hen en de organisatie. Dat vraagt om heldere communicatie op basis van bedrijfsspecifieke feiten. Anders gezegd: laat maar zien dat het in jouw organisatie werkt. Voer bijvoorbeeld met een klein team een pilot uit en communiceer de resultaten: wat is de daadwerkelijke impact op het werk? Wat gaat dankzij het nieuwe systeem veel beter en/of makkelijker? Hoe snel hebben de medewerkers de nieuwe werkwijze onder de knie? Maar ook: wat loopt nog niet helemaal lekker en waar gaan we – voorafgaand aan een brede implementatie – dus nog aan werken?
5. Zorg voor voldoende capaciteit en ga niet te snel
Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie is dat er voldoende mensen en middelen beschikbaar zijn om de invoering goed te begeleiden en ondersteunen. Om vragen van medewerkers te kunnen beantwoorden, moeten bijvoorbeeld IT’ers goed getraind zijn in het werken met het nieuwe systeem. Ook moeten ze voldoende tijd hebben om daadwerkelijke ondersteuning te kunnen bieden. Bijvoorbeeld door tijdens de eerste weken regelmatig op een afdeling aanwezig te zijn. Ga daarom bij de implementatie niet te snel: geef de medewerkers tijd om te leren en te wennen.
6. Investeer in je medewerkers
Ondersteun iedere medewerker als individu en als teamlid in zijn of haar ontwikkeling. Ook bij de implementatie van een nieuwe technologie heb je met de verschillende persoonlijkheidstypes te maken, die ieder op hun eigen manier met verandering omgaan. Insights Discovery helpt niet alleen om die diversiteit in beeld te krijgen, maar geeft ook inzicht in wat de verschillende types kan motiveren. Als de medewerkers weten wat hun kwaliteiten en beperkingen zijn, kunnen ze effectiever reageren op de wensen en behoeften van de werkomgeving. Dit verhoogt de onderlinge betrokkenheid en zorgt ervoor dat het doen en laten van de medewerkers is afgestemd op het hele (nieuwe) proces en niet beperkt blijft tot de grenzen van de eigen afdeling.
Meer lezen over organisatieverandering?
Bestel GRATIS het Insights On Topic magazine 'De Organisate van de toekomst'. Ruim 140 pagina’s inspiratie, waardevolle inzichten en praktische handvatten om transitie(s) naar de organisatie van de toekomst beter te kunnen begeleiden.
