Effectief feedback geven en ontvangen met Insights

Kritische feedback geven: we doen het liever niet. Van nature willen we immers graag aardig gevonden worden. Ook feedback ontvangen vinden we vaak lastig. We voelen ons bedreigd of persoonlijk aangevallen en schieten vaak meteen in de verdediging. Maar wil je als team effectief en prettig samenwerken, dan is het essentieel dat je op een goede manier feedback kunt geven én ontvangen. Het is belangrijk voor teamontwikkeling en is dan ook één van de 32 aspecten van teameffectiviteit volgens Insights. Feedback kunnen én durven geven hoort ook bij Lencioni’s bouwstenen voor sterke teams.

4 redenen om aan de slag te gaan met feedback

• Feedback helpt je begrijpen hoe anderen je zien en kan het beeld dat je van jezelf hebt veranderen;
• Het geeft je informatie over je functioneren en het effect dat je gedrag heeft op anderen;
• Het kan aanzetten tot ander gedrag of nieuwe acties die je anders niet zou overwegen;
• Het geeft je de kans om te leren en je prestaties te verbeteren.

Met goede feedback meer vertrouwen

Een bekend hulpmiddel voor effectieve communicatie is het Johari Venster. Het maakt inzichtelijk waar mensen wel en niet met elkaar over praten. Veel blijft onbekend of verborgen en is daarmee niet alleen een bron van irritatie, frustratie en misverstanden, maar ook een belangrijke oorzaak van stagnatie. Goede feedback vergroot het open kwadrant van het Johari Venster (die zaken, kennis en informatie waar alle teamleden bekend mee zijn) en daarmee het vertrouwen binnen het team en de ruimte om te groeien.

D4 Feedback model: ‘complete’ feedback geven met de 4 Insights Kleuren

Ieder mens is uniek. We geven dan ook allemaal op een andere manier feedback. Dat doen we vaak op basis van onze eigen Insights Kleuren – onze persoonlijke voorkeuren – of de kleur die ‘past’ bij de team – of de organisatiecultuur. Het D4 Feedback model van Insights gaat ervan uit dat feedback alleen echt ‘aankomt’ bij de ander en tot een gedragsverandering kan leiden als we alle 4 de kleuren gebruiken. Het is eenvoudig toe te passen en vooral ook praktisch. Niet alleen maak je een onderscheid tussen feiten en emoties, je geeft de ander ook een concrete suggestie om het een volgende keer anders te doen.

Stap 1. Zet je Blauw in: wat zijn de feiten?
De eerste D staat voor Data. Je vertelt allereerst wat er daadwerkelijk is gebeurd: wat zijn de feiten?
Bijvoorbeeld: Je kwam een kwartier te laat op de vergadering. Dat is de derde keer deze week.

Stap 2. Zet je Groen in: wat voel je?
De tweede D staat voor Dieper gevoel. Welk effect had de gebeurtenis op jou? Wat deed het met je?
Bijvoorbeeld: Dat frustreerde en irriteerde me.

Stap 3. Zet je Geel in: hoe komt het op je over?
D3 is de Dramatische interpretatie: hoe interpreteer je de situatie? Welke betekenis geef je eraan?
Bijvoorbeeld: Het komt op mij over alsof je slecht georganiseerd bent en het je niks kan schelen dat jouw te laat komen mij tijd kost.

Stap 4. Zet je Rood in: wat wil je dat de ander doet?
De vierde D staat voor Doen. Wat is er nodig? Wat moet er gebeuren? Wat ga jij doen? En wat wil je dat de ander doet?
Bijvoorbeeld: Ik wil graag met je afspreken dat je morgen op tijd komt.

Positieve feedback geven

Met positieve feedback spreken we onze waardering uit voor positief gedrag of gedrag dat we vaker willen zien. Positieve feedback motiveert, geeft energie en verhoogt daarmee de productiviteit. Vaker doen dus!

Positieve feedback met het D4 Feedback model, een voorbeeld:

D1: Toen jij de klant hielp om zijn frustraties te verwerken en daar zelf heel rustig bij bleef
D2: Voelde ik me opgelucht en blij
D3: Het kwam op mij over dat je heel goed bent in je werk en we dankzij jou een goede beurt hebben gemaakt bij de klant
D4: Ik wil graag dat jij jezelf een schouderklop geeft voor de geduldige manier waarop je deze lastige situatie hebt afgehandeld

Opbouwende feedback geven

Opbouwende of kritische feedback is gericht op verbetering of ontwikkeling. Hoewel veel mensen aangeven graag constructieve feedback te krijgen (en zelfs beweren dat opbouwende of kritische feedback meer impact heeft op hun prestaties dan positieve), vinden we het doorgaans lastig om te geven.

Kritische feedback met het D4 Feedback model, een voorbeeld:

D1: Toen jij tijdens het overleg vandaag niet je persoonlijke kijk gaf op hoe we als team een verbeterslag kunnen maken
D2: Voelde ik me teleurgesteld
D3: Het kwam op mij over alsof je bang bent om voor je mening uit te komen en een afwijkend geluid te laten horen
D4: Ik wil graag dat jij je gedachten deelt met het team. We hebben jouw kijk op de zaak nodig om beter te worden!

Actief aan de slag met feedback?

Medewerkers zijn steeds vaker zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke ontwikkeling. De logische eerste stap is een kijkje in de spiegel: wie ben je, waar ben je goed in, waar wil je naartoe en waar moet je mee aan de slag om daar te komen? Maar hoe betrouwbaar is dat spiegelbeeld? Ben je wel zo communicatief vaardig, zo klantgericht, zo’n teamplayer als je zelf denkt? Dé manier om daarachter te komen: 360-graden feedback.